Politique de confidentialité

1.Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme Circomed est [à compléter], [à compléter]. Personne de contact pour la protection des données : [à compléter], [à compléter].

La présente politique décrit, conformément aux art. 19 ss de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) et à son ordonnance (OPDo), quelles données nous traitons, pourquoi, avec qui et combien de temps. Elle s’applique au site, aux comptes utilisateurs, aux formulaires et aux e-mails que nous envoyons.

2.Données traitées

Nous traitons uniquement les données nécessaires au fonctionnement de la place de marché :

• Compte et organisation : nom, adresse e-mail, téléphone, langue, fonction ; raison sociale, adresse, canton, numéro IDE, type d’établissement, justificatifs de vérification (extrait Zefix, attestation MedReg, numéro RCC) et leur statut.
• Invitations : adresse e-mail d’une personne invitée à rejoindre une organisation, saisie par l’un de ses propriétaires, rôle proposé, auteur et dates d’envoi, d’expiration et de réponse. Cette adresse ne sert qu’à envoyer l’invitation et à vérifier, à l’acceptation, que le compte qui répond est celui de la personne invitée. Une fois l’invitation acceptée, la personne accède aux données partagées au sein de l’organisation, y compris à celles antérieures à son arrivée (voir Sous-traitants et communication à l’étranger).
• Annonces et transactions : contenu des annonces (textes, photos, documents de conformité), messages et offres échangés, commandes, adresses de livraison, fiches de traçabilité (numéro de série de l’appareil, parties, dates).
• Favoris et alertes de recherche : annonces que vous mettez en favori ; pour chaque alerte, son nom, les critères de la recherche enregistrée (texte saisi, catégorie, canton, état, prix, classe, garantie), son état (active ou en pause) et les dates de ses envois.
• Paiement : identifiants de transaction et de compte Stripe Connect, statut des versements. Les numéros de carte ne transitent jamais par nos serveurs : ils sont saisis directement chez Stripe.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, horodatages, journaux de sécurité et d’audit (connexions, publications, paiements, décisions de modération), rapports d’erreur techniques (message d’erreur, page concernée, navigateur, sans contenu saisi ni identité) et mesures de performance sur un échantillon d’environ 10 % des pages vues (page, durées de chargement, navigateur, sans cookie ni identifiant).
• Formulaires publics : nom, e-mail, organisation, sujet et message envoyés via les pages Contact et Liquidation de cabinet.

Aucune donnée sur la santé n’est collectée. Nous ne demandons ni motif d’achat, ni diagnostic, ni information sur des patients, et les vendeurs doivent effacer toute donnée patient des appareils avant leur remise (voir les CGV, section 6). Si de telles données nous parvenaient par erreur (par exemple dans une photo), elles seraient supprimées dès leur détection.

3.Finalités et bases du traitement

• Fournir le service : création et gestion du compte, publication des annonces, mise en relation, messagerie, paiement sous séquestre, gestion des litiges, registre de traçabilité (exécution du contrat, art. 31 al. 2 let. a LPD).
• Vérifier les professionnels : contrôle de l’IDE auprès de Zefix et des justificatifs professionnels, pour réserver certaines catégories aux comptes habilités (intérêt prépondérant : sécurité des dispositifs, obligations ODim des utilisateurs).
• Respecter nos obligations légales : conservation comptable, traçabilité des dispositifs médicaux, obligations fiscales (TVA), demandes des autorités.
• Sécuriser la plateforme : prévention des fraudes et des abus, journaux d’audit, limitation des envois automatisés.
• Communiquer : e-mails transactionnels (confirmations, étapes de la commande, litiges), e-mails d’alerte de recherche que vous avez créés (au plus un par jour et par alerte, mise en pause en un clic depuis chaque e-mail) et, avec votre accord, informations sur les nouveautés de la plateforme (désinscription à tout moment).
• Améliorer le service : statistiques d’usage agrégées, sans suivi individuel.

L’assistant de rédaction d’annonce analyse les photos fournies par le vendeur pour proposer une marque, un modèle et une catégorie ; nous demandons aux vendeurs de ne pas y inclure de données personnelles et aucune donnée de compte n’est transmise au fournisseur d’IA.

4.Sous-traitants et communication à l’étranger

Nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte, sous contrat de sous-traitance (art. 9 LPD) et avec des mesures de sécurité appropriées :

La base de données, les fichiers et l’exécution de l’application sont hébergés dans l’Union européenne (Irlande), reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat (art. 16 al. 1 LPD, annexe 1 OPDo). La consultation du registre du commerce (Zefix) a lieu en Suisse. Lorsqu’un prestataire traite des données aux États-Unis, la communication repose sur le Swiss-U.S. Data Privacy Framework lorsque le prestataire y est certifié ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types reconnues par le PFPDT (art. 16 al. 2 let. d LPD). Les accès de Supabase depuis Singapour, pays qui n’est pas reconnu comme adéquat, reposent également sur ces clauses contractuelles types.

Nous ne vendons pas de données personnelles. En dehors de l’organisation au nom de laquelle il agit (voir ci-dessous), les coordonnées d’un utilisateur ne sont communiquées à l’autre partie d’une transaction qu’au moment nécessaire (conclusion de la vente, livraison), et aux autorités uniquement lorsque la loi l’exige.

Au sein d’une organisation, les annonces, les ventes et les conversations avec les acheteurs, ainsi que les commandes passées en son nom (y compris les coordonnées de livraison saisies : nom, adresse, téléphone, instructions, et la note jointe à la commande) et les fiches de traçabilité correspondantes, sont accessibles à tous ses membres actuels, y compris à ceux qui la rejoignent plus tard. Une personne retirée de l’organisation ou qui la quitte perd cet accès. Les conversations que vous engagez comme acheteur ne sont pas partagées avec les autres membres de votre organisation.

5.Durées de conservation

• Compte : pendant la durée de la relation, puis suppression ou anonymisation dans les 12 mois suivant la clôture, sous réserve des durées ci-dessous.
• Fiches de traçabilité et documents de conformité liés à une transaction : 10 ans à compter de la transaction (art. 64 ODim, art. 47c LPTh), même après la clôture du compte.
• Pièces comptables et données de transaction : 10 ans (art. 958f CO, LTVA).
• Justificatifs de vérification professionnelle : pendant la validité de la vérification, puis 2 ans.
• Messages et offres : 3 ans après la dernière activité de la conversation, ou jusqu’au terme d’un litige.
• Invitations : 12 mois après leur expiration, leur révocation ou la réponse de la personne invitée.
• Journaux techniques et d’audit : 12 mois, sauf conservation nécessaire à une enquête.
• Formulaires de contact : 12 mois après le dernier échange.
• Favoris et alertes de recherche : jusqu’à leur suppression depuis votre compte ou la clôture de celui-ci ; les liens de mise en pause des e-mails d’alerte expirent après 180 jours.

6.Vos droits

Conformément aux art. 25 ss LPD, vous pouvez à tout moment :

• demander l’accès aux données que nous traitons à votre sujet (art. 25 LPD), gratuitement en principe, réponse dans les 30 jours ;
• obtenir la rectification de données inexactes (art. 32 al. 1 LPD) ;
• demander l’effacement ou la restriction du traitement, dans les limites des obligations légales de conservation ;
• recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant (portabilité, art. 28 LPD) ;
• vous opposer à un traitement ou retirer un consentement donné, par exemple pour les e-mails d’information.

Pour exercer ces droits, écrivez à [à compléter] en joignant un justificatif d’identité si nécessaire. Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne.

7.Cookies et mesure d’audience

Circomed n’utilise que des cookies strictement nécessaires : cookie de session pour vous maintenir connecté et préférence de langue. Ces cookies ne servent ni au suivi publicitaire ni au profilage et ne requièrent pas de consentement ; aucune bannière n’est donc affichée.

Nous n’utilisons aucun outil de mesure d’audience ni service d’analyse tiers. Seul un compteur agrégé du nombre de consultations est tenu pour chaque annonce, dans notre propre base de données, sans cookie ni identifiant de visiteur. Le suivi technique des erreurs et des performances confié à Sentry (voir les sous-traitants) n’est pas une mesure d’audience : sans cookie ni identifiant de visiteur, il ne sert qu’à détecter et corriger les pannes et les lenteurs. Si un outil de mesure d’audience devait être ajouté, la présente politique serait mise à jour au préalable.

Le prestataire de paiement peut déposer ses propres cookies de prévention de la fraude lors de la saisie d’un paiement ; ils sont régis par la politique de Stripe.

8.Sécurité

Nous appliquons les principes de protection dès la conception et par défaut (art. 7 LPD) : chiffrement des données en transit (TLS) et au repos, isolation des données par organisation, documents de conformité dans un espace privé accessible uniquement aux parties, authentification à deux facteurs pour les comptes vendeurs, journal d’audit en ajout seul, accès au back-office restreint et tracé. En cas de violation de la sécurité des données présentant un risque élevé, nous informons le PFPDT et les personnes concernées (art. 24 LPD).

9.Contact et modifications

Pour toute question relative à la protection des données : [à compléter], [à compléter], [à compléter], [à compléter], ou via la page Contact.

Nous pouvons adapter la présente politique, notamment en cas d’évolution du service ou de la législation. La version en vigueur est publiée sur cette page avec sa date ; les modifications substantielles sont annoncées aux utilisateurs inscrits par e-mail.